Jakie błędy popełniają młode firmy i freelancerzy?

Prowadzenie własnej firmy czy freelancing? Brzmi jak marzenie – wolność, elastyczne godziny, robisz to, co lubisz… ale rzeczywistość potrafi szybko sprowadzić na ziemię. Biznes to nie tylko sukcesy na LinkedInie i laurki w komentarzach. To też potknięcia, błędy i momenty, kiedy masz ochotę rzucić wszystko i wyjechać w Bieszczady (albo chociaż na weekend). O tym jednak rzadziej się mówi, a to wszystko jest częścią doświadczeń – ostatecznie nie samymi sukcesami człowiek żyje.

Poniżej zebrałem kilka rzeczy, które sam przeżyłem – i które pewnie przeżyjesz, jeśli dopiero zaczynasz. Ale spokojnie, każdy przez to przechodzi!

Na starcie – o tym, czy praca na B2B się opłaca i jakie są cienie oraz blaski, napisałem jakiś czas temu.

1. Brak work-life balance, czyli kiedy praca zjada życie

Nie wiem, czy też tak masz, ale jak już wkręcisz się w projekt, to czasem ciężko się zatrzymać. Praca na swoim nie zna pojęcia „koniec na dziś” – tu zawsze jest coś do zrobienia, coś do poprawienia, coś do wysłania. Efekt? Zanim się obejrzysz, jest 22:00, a Ty nadal siedzisz nad laptopem. Dlatego niektórzy freelancerzy wracają czasem na etat, który ma swoje ramy.

Przyznam się bez bicia – sam nie raz łapałem się na tym, że życie prywatne gdzieś się rozmywało, bo „jeszcze tylko dokończę ten tekst” albo „jeszcze szybka poprawka dla klienta”. I nagle dzień minął, a Ty nawet nie wiesz, kiedy.

Moja rada? Naucz się odpuszczać. Jeden dzień w tygodniu bez pracy to nie zbrodnia – dla mnie to często sobota. I serio, świat się nie zawali, jeśli wtedy nie odpiszesz na maila.

Trzeba znać umiar – „tryb turbo” wcale nie sprawi, że zrobimy coś szybciej i lepiej. Prędzej czy później spadnie jakość pracy, zwolni skupienie i efektywność, a proste rzeczy zajmą więcej czasu.

2. Sen nie jest walutą (chociaż czasem próbujemy tak go traktować)

Kto nigdy nie zarwał nocki, żeby skończyć zlecenie, niech pierwszy rzuci kamieniem. Ja też miałem takie akcje – praca do 4:00, a rano kawa i w drogę. Tylko że po kilku takich nocach człowiek zamienia się w zombie i nawet najprostsze rzeczy zajmują trzy razy więcej czasu. Niewielki pożytek z dnia, który po nieprzespanej nocy, wymaga od rana pompowania się kawą. Tym bardziej, że może to prowadzić do błędnego koła. Nieprzespana noc sprawia, że mamy ochotę uciąć sobie popołudniową drzemkę, a wieczorem czujemy się wypoczęci, gotowi do dalszej pracy. Problem w tym, że serie zarwanych nocek mogą rozstroić rytm dobowy i doprowadzić do trwalszych problemów ze snem.

Z własnego doświadczenia: lepiej położyć się wcześniej i wrócić do pracy rano. To, co w nocy wydaje się niemożliwe, rano idzie jak z płatka. Serio, sprawdzone!

Krótko mówiąc – trzeba się wysypiać. Choć niektórzy twierdzą, że są typem sowy, to po każdej nocy nastaje dzień. Który wymaga ostrego umysłu, sporej koncentracji i nie przysypiania na biurku. Ponieważ możemy być sową, ale nasi klienci nie muszą. I mogą zadzwonić już o 8 rano.

3. Maile za długie lub krótkie – czyli jakie?

Pisanie maili to sztuka. Jeśli zapytamy sześć osób jak napisać dobrego maila, otrzymamy prawdopodobnie siedem odpowiedzi. Wadą słowa pisanego jest, że każdy pisze inaczej, ma własny styl, a nawet ten wpis blogowy, każdy z nas napisałby inaczej. Trochę więcej o mailach napisałem we wpisie poczta e-mail jest niedocenianą sztuką budowania wizerunku

Z jednej strony wszyscy mówią: „krótko, konkretnie, po żołniersku”. Z drugiej – jak wyjaśnić wszystko w trzech zdaniach? Sam czasem łapię się na tym, że piszę epopeję, bo chcę, żeby klient wiedział wszystko. Efekt? Piszę maila godzinę, a potem i tak ktoś dzwoni, żeby dopytać.

Złoty środek? Nie zawsze się da, ale warto próbować. Najważniejsze rzeczy na początku, reszta w punktach. I pamiętaj: czasem mniej znaczy więcej. Nie musisz tłumaczyć, że nie możesz w danym terminie, bo masz wizytę u dentysty – po prostu zaproponuj inny czas.

Pamiętaj też, że pewne rzeczy dobrze omawiać „na papierze” – niektórzy klienci preferują kontakt telefoniczny. Wadą jest to, że im dłuższa rozmowa tym bardziej pewne ustalenia mogą się rozmywać. Dlatego warto robić szybkie notatki i po rozmowie przesłać je do klienta – pomoże to później nie tylko Tobie, kiedy pamięć bywa ulotna, lecz także Twojemu klientowi przy podsumowaniu rzeczy..

4. Zbyt niskie stawki – pracujemy dużo, zarabiamy mało.

Pierwsze zlecenia? Człowiek się cieszy, że ktoś w ogóle chce zapłacić za to, co robisz. Rzucasz niską stawkę, bo boisz się, że klient się rozmyśli. A potem okazuje się, że pracujesz jak szalony, a na koncie… szału nie ma. Nie musisz krępować się tym, że wystawiasz cennik za swoją pracę. Celem chyba każdego, komercyjnego przedsięwzięcia jest zarobek. Szczególnie „idąc na swoje” chcemy robić to, co naprawdę lubimy. A przy okazji, zarabiać na tym pieniądze.

Wycena usług, zwłaszcza w branży kreatywnej – wymaga odpowiedniego podejścia. Nie jest to zadanie łatwe, szczególnie z początku. Pracując na etacie, operujemy często na wypracowanym cenniku. Usługa ma określone widełki, roboczogodzina swoją kwotę, pewne ceny są zwyczajnie znane. Ktoś już wcześniej to wypracował, więc operujemy na gotowym schemacie.

Pamiętaj: prowadzenie firmy to nie etat. Trzeba brać pod uwagę, że stawki ZUS zmieniają się z każdym rokiem. Dodatkowe przepisy mogą sprawić, że księgowość podniesie ceny. Liczy się też rozwój – zakup sprzętu, oprogramowania, literatury itd. Warto mieć także mały zapas na rezerwy finansowe. Musisz zarobić na ZUS, podatki, sprzęt, a jeszcze coś zostawić dla siebie. Nie bój się wyceniać swojej pracy uczciwie – lepiej mieć mniej zleceń, ale lepiej płatnych.

Dlaczego jest to ważne? Miałem dawniej sytuację, gdy coś, co robiłem często w ramach hobby – zacząłem robić komercyjnie. Pierwsze, znaczące zlecenie w danym segmencie. Byłem przeszczęśliwy, że coś, co robiłem zwykle dla siebie, może się komuś podobać. A także co więcej – dostanę za to pieniądze! Żyć nie umierać. Tym bardziej, że była to spora firma z wypracowaną renomą na rynku. Była to prawdziwa nobilitacja.

Wiedziałem mniej więcej ile czasu to zajmuje, jaki wkład pracy jest potrzebny, rzuciłem więc kwotę. Szybko okazało się, że chcąc wykonać zlecenie jak najlepiej, potrzebuję więcej czasu. A mając nieco gen perfekcjonizmu – nie robiłem tego dla siebie, więc musi to być maksymalnie dobre. Tak dobre, jak potrafię na daną chwilę. Po kilku miesiącach okazało się, że kwota zrobiła się zdecydowanie za mała. Co potrafiło demotywować. Pracowałem sporo, często również weekendami, a finansowo nie było z tego kokosów.

Dlatego bierzmy pod uwagę ile razy musimy wykonać daną usługę w ciągu miesiąca, aby miała wymierny sens. I nie odbiegała znacznie od typowych stawek rynkowych.

Jeśli pracować, niech będą z tego jakieś efekty.

5. Niedoszacowanie czasów projektu – wiemy ile coś zajmuje, lecz ile konkretnie?

Jedno z najczęstszych pytań klientów brzmi: „ale ile to potrwa?”. Technicznie rzecz biorąc, tyle ile trzeba.

A bardziej poważnie, często na bazie ukończonych projektów – wiemy ile coś zajmuje, ale niekoniecznie znamy dokładną liczbę. Przykładowo wiemy, że prace zajmą około 10 godzin, ale to uśredniona wartość „na oko”. A czas poświęcony na projekt to często składowa wyceny.

Miałem kiedyś zadanie, wtedy na stopie prywatnej – aby z filmu trwającego ok. 25 minut, stworzyć jednominutowy trailer. Poza wyzwaniem jak skompresować formę, sam nie wiedziałem dokładnie ile to potrwa. Była to pierwsza taka prośba, a byłem ciekaw ile mi to zajmie. Zacząłem szukać i dzięki znajomemu, odkryłem Toggl. Którego zastąpiłem z czasem, bardziej optymalnym dla mnie Clockify.

Od tego momentu, zacząłem mierzyć czasy każdego projektu. Rozpisywać go na konkretne zadania. Dzięki temu widać na tacy, ile trwają poszczególne etapy projektu. Łatwiej wtedy zaplanować prace. Wiemy, które etapy pochłaniają więcej czasu, gdzie wyrabiamy się szybciej, gdzie pojawiają się niespodzianki. Mamy rozpiskę czasów, ze wszystkich zadań. To naprawdę cenne informacje. Ułatwiające też wycenę.

Używanie tych narzędzi, zwłaszcza na freelancingu wymaga dyscypliny, ale warto – ich użycie procentuje. Jeśli na oko wydaje nam się, że projekt trwa zwykle ok. 10h, a realnie zajmuje jakieś 15 godzin – warto znać takie rzeczy. Czas to pieniądz.
Polecam – jeśli nie Toggl to Clockify.

Tak prezentowałby się lista błędów, które mają swoją powtarzalność. Szczególnie wśród młodych przedsiębiorców i freelancerów. Planowo chciałem opisać jeszcze kilka bonusowych rzeczy, ale patrząc na licznik znaków tego artykułu – prawdopodobnie lepiej, aby dostały osobny wpis.